W praktyce największe zamieszanie przy szkoleniu wstępnym BHP bierze się z tego, że nie każda część tego szkolenia da się zrealizować zdalnie. Instruktaż ogólny obejmuje m.in. podstawowe przepisy BHP i zasady pierwszej pomocy oraz może być prowadzony online, np. przez wideokonferencję. Instruktaż stanowiskowy co do zasady wymaga jednak obecności na miejscu pracy, z wyjątkiem pracowników zdalnych na stanowiskach administracyjno-biurowych.
Kiedy szkolenie wstępne BHP można przeprowadzić online – stanowisko przepisów
Szkolenie wstępne BHP jest obowiązkowe przed dopuszczeniem do pracy i składa się z instruktażu ogólnego oraz instruktażu stanowiskowego. W praktyce decyduje nie ogólne pytanie, czy szkolenie wstępne bhp online jest dopuszczalne, lecz który z dwóch elementów ma zostać zrealizowany zdalnie i w jakich warunkach.
Co do zasady instruktaż ogólny może być realizowany przy użyciu środków komunikacji elektronicznej — w szczególności w formie wideokonferencji (np. w narzędziach typu Skype/Teams). Przepisy nie wiążą tej części szkolenia z jedną, wyłącznie stacjonarną formą. Instruktaż ogólny obejmuje m.in. podstawowe przepisy BHP, zasady obowiązujące w zakładzie pracy oraz zasady udzielania pierwszej pomocy.
Instruktaż stanowiskowy co do zasady powinien być przeprowadzony na miejscu pracy, ponieważ zdalna forma nie jest standardowo dopuszczona. Wyjątkiem są szczególne sytuacje dotyczące pracy zdalnej: gdy pracownik wykonuje pracę zdalnie na stanowiskach administracyjno-biurowych, dopuszcza się realizację szkolenia wstępnego w trybie online w zakresie przewidzianym przepisami.
W okresach nadzwyczajnych, takich jak stan zagrożenia epidemicznego lub stan epidemii, funkcjonowały tymczasowe regulacje umożliwiające prowadzenie szkoleń wstępnych BHP z wykorzystaniem środków elektronicznych w całości, z wyjątkiem instruktażu stanowiskowego dla pracowników wykonujących prace robotnicze, narażonych na czynniki niebezpieczne.
Instruktaż ogólny online a szkolenie na stanowisku pracy – różnice i wymagania
W szkoleniu wstępnym BHP są dwie części: instruktaż ogólny oraz instruktaż stanowiskowy. Różnica jest kluczowa także pod kątem formy zdalnej — czy dane treści da się przekazać online, czy wymagają bezpośredniego zapoznania z warunkami pracy.
- Instruktaż ogólny – dotyczy podstaw, czyli podstawowych przepisów BHP oraz zasad obowiązujących w zakładzie pracy, a także zasad udzielania pierwszej pomocy. Może być realizowany zdalnie, np. jako wideokonferencja.
- Instruktaż stanowiskowy – dotyczy zagrożeń na konkretnym stanowisku: obejmuje m.in. czynniki środowiska pracy, zapoznanie z ryzykiem zawodowym oraz metody ochrony i bezpieczne wykonywanie zadań. Co do zasady wymaga przeprowadzenia na miejscu pracy i nie dopuszcza wyłącznie formy online.
- Elementy zdalne w części stanowiskowej – mogą pełnić wyłącznie funkcję uzupełniającą (np. jako materiał wstępny), ale nie zastępują praktycznego, bezpośredniego zapoznania z warunkami na danym stanowisku.
- Wyjątek dla pracy zdalnej – dopuszcza się przeprowadzenie szkolenia wstępnego BHP w trybie zdalnym (w tym również instruktażu stanowiskowego) dla pracowników wykonujących pracę zdalnie na stanowiskach administracyjno-biurowych, w zakresie przewidzianym przepisami.
Odpowiedź na pytanie, czy szkolenie wstępne bhp online może zostać przeprowadzone w danym przypadku, zależy od przypisania treści do właściwej części: ogólne zasady i pierwsza pomoc pasują do formuły zdalnej, natomiast zagrożenia i czynniki środowiska konkretnej pracy co do zasady wymagają realizacji stacjonarnie.
Wyjątki i szczególne sytuacje (np. praca zdalna i stanowiska administracyjno-biurowe)
Co do zasady szkolenie wstępne BHP (obejmujące instruktaż ogólny i instruktaż stanowiskowy) powinno być realizowane z uwzględnieniem obecności na stanowisku, ponieważ instruktaż stanowiskowy ma być powiązany z konkretnymi warunkami pracy. Szersza realizacja zdalna jest możliwa tylko w szczególnym przypadku przewidzianym dla pracowników.
Wyjątek dotyczy pracowników zatrudnionych na stanowiskach administracyjno-biurowych, którzy wykonują całość pracy zdalnie. W tej sytuacji dopuszcza się przeprowadzenie całego szkolenia wstępnego BHP w formie zdalnej, w tym także instruktażu stanowiskowego.
- Administracyjno-biurowe + praca w całości zdalna – możliwe jest zdalne przeprowadzenie całego szkolenia wstępnego BHP, obejmując również instruktaż stanowiskowy.
- Pozostałe przypadki (np. praca nie jest wykonywana w całości zdalnie albo stanowisko wiąże się z innymi warunkami niż typowo administracyjno-biurowe) – instruktaż stanowiskowy pozostaje powiązany z obecnością na stanowisku pracy i nie jest realizowany wyłącznie online.
Jeżeli pracownik nie spełnia przesłanek właściwych dla stanowisk administracyjno-biurowych wykonywanych w całości zdalnie, to instruktaż stanowiskowy należy traktować jako część, która z założenia wymaga odniesienia do warunków na danym stanowisku i dlatego powinna odbywać się w trybie stacjonarnym.
Jak zorganizować instruktaż i szkolenie w formie zdalnej lub hybrydowej
W modelu zdalnym lub hybrydowym szkolenie wstępne BHP dzieli się na część możliwą do omówienia zdalnie oraz część odnoszącą się do konkretnych warunków pracy. Najczęściej wybiera się tryb hybrydowy: instruktaż ogólny w formie online oraz instruktaż stanowiskowy realizowany stacjonarnie na stanowisku.
- Ustal, co wchodzi w część zdalną – instruktaż ogólny może być prowadzony online przy użyciu środków komunikacji elektronicznej (np. wideokonferencji).
- Zaplanuj część stacjonarną dla instruktażu stanowiskowego – instruktaż stanowiskowy pozostaje powiązany z realnymi warunkami pracy i odbywa się na miejscu pracy.
- Wyznacz prowadzącego – instruktaże prowadzi pracownik służby BHP albo osoba wykonująca jej zadania.
- Przygotuj przebieg online jako część procesu – w części zdalnej uwzględnij możliwość konsultacji i zadawania pytań w trakcie zajęć.
- Zaprojektuj osobny etap na stanowisku – w harmonogramie przewidź spotkanie na miejscu pracy, aby uczestnik miał odniesienie do procedur i zasad bezpieczeństwa obowiązujących na danym stanowisku.
Jeżeli pracownik wykonuje całość pracy zdalnie na stanowisku administracyjno-biurowym, dopuszcza się przeprowadzenie całego szkolenia wstępnego BHP w formie zdalnej, w tym również instruktażu stanowiskowego. W pozostałych przypadkach pozostaje układ hybrydowy: zdalnie część ogólną, a na miejscu instruktaż stanowiskowy.
Materiały, realizacja zajęć, sprawdzenie wiedzy i uczestnictwo
W formule zdalnej lub hybrydowej szkolenie wstępne BHP powinno mieć spójny przebieg dydaktyczny: materiały szkoleniowe, realizację zajęć, sprawdzenie wiedzy oraz uczestnictwo. W samokształceniu kierowanym uczestnik zdobywa wiedzę na podstawie treści przekazanych przez organizatora i korzysta z konsultacji z wykładowcą.
- Materiały szkoleniowe jako podstawa samokształcenia – kursant otrzymuje pakiet dostosowany do charakteru pracy i branży (np. filmy, prezentacje, quizy, case studies lub symulacje VR). Materiały udostępniane są za pośrednictwem platformy internetowej lub innych środków przekazu.
- Realizacja zajęć z uwzględnieniem tempa i formy kontaktu – w samokształceniu kierowanym uczestnik uczy się w swoim tempie na podstawie przekazanych treści, a prowadzący pozostaje dostępny do wyjaśniania wątpliwości. Alternatywą lub uzupełnieniem może być webinar prowadzone na żywo z komunikacją dwustronną.
- Sprawdzenie wiedzy jako etap kończący ścieżkę – szkolenie online powinno zawierać elementy weryfikujące przyswojenie treści, np. test końcowy. Egzamin/test jest przeprowadzany zdalnie i stanowi warunek ukończenia szkolenia.
- Uczestnictwo wspierane przez interakcje – w szkoleniach online sprawdzają się formy interaktywne (np. quizy, gry edukacyjne, scenariusze oparte na case studies).
- Konsultacje online dla wyjaśniania wątpliwości – podczas szkolenia powinien istnieć kanał kontaktu z wykładowcą lub inspektorem BHP (np. telefon lub e-mail), aby kursant mógł dopytać o niejasne fragmenty materiałów.
- Wariant hybrydowy – połączenie nauki z pracą nad konkretnymi warunkami – jeżeli szkolenie jest realizowane hybrydowo, część odnosząca się do konkretnych warunków pracy nie powinna kończyć się wyłącznie e-learningiem; powinna uwzględniać praktyczne odniesienie do zasad obowiązujących na danym stanowisku.
W praktyce szkolenie online należy tak zorganizować, aby kursant otrzymał materiały od organizatora, miał zapewnione konsultacje w trakcie nauki oraz przystąpił do zdalnego egzaminu/testu kończącego, którego zaliczenie potwierdza nabycie wiedzy.
Dokumentacja, terminy i dowody realizacji szkolenia wstępnego BHP
Aby potwierdzić, że szkolenie wstępne BHP zostało zrealizowane prawidłowo w formule zdalnej, pracodawca powinien sporządzić i przechowywać dokumentację w sposób umożliwiający wykazanie odbycia szkolenia oraz spełnienia obowiązków szkoleniowych. Dokumentacja powinna obejmować zarówno potwierdzenie udziału, jak i elementy weryfikujące wiedzę (np. wyniki egzaminu/testu online), jeśli były częścią szkolenia w formie zdalnej.
Zakres dokumentacyjny może obejmować m.in. kartę szkolenia wstępnego, potwierdzenia udziału, wyniki testu/egzaminu online oraz certyfikaty lub dokument równoważny. Za przygotowanie i prowadzenie dokumentacji odpowiada pracownik służby BHP lub osoba wykonująca jej zadania. Kompletna dokumentacja jest istotna do przedstawienia w razie kontroli Państwowej Inspekcji Pracy.
| Dokument / dowód realizacji | Co powinno potwierdzać | Jakie dane zwykle zawiera |
|---|---|---|
| Karta szkolenia wstępnego | Odbycie instruktażu ogólnego oraz instruktażu stanowiskowego | Data i miejsce szkolenia, imiona i nazwiska uczestników oraz prowadzących, tematykę obejmującą instruktaż ogólny i stanowiskowy oraz potwierdzenie odbycia |
| Potwierdzenie udziału (w formule online) | Faktyczne uczestnictwo pracownika w szkoleniu realizowanym zdalnie | Informację o udziale pracownika w szkoleniu w formule zdalnej oraz potwierdzenie przejścia szkolenia |
| Wyniki testu / egzaminu online | Zdobycie i zweryfikowanie wiedzy w ramach szkolenia wstępnego BHP przeprowadzanego zdalnie | Rezultat zdania testu lub egzaminu w ramach szkolenia online |
| Certyfikaty (lub dokument równoważny) | Ukończenie oraz zaliczenie szkolenia BHP | Potwierdzenie odbycia i zaliczenia szkolenia BHP realizowanego również w wariancie zdalnym |
Po zakończeniu szkolenia pracodawca przechowuje kartę szkolenia wstępnego w części B akt osobowych pracownika. W przypadku szkolenia online dodatkowo należy utrzymywać dowody udziału oraz wyniki weryfikacji wiedzy (np. testu/egzaminu), aby dokumentacja była spójna i umożliwiała przedstawienie przebiegu oraz wyniku szkolenia w razie zapytania inspekcyjnego.
Najczęstsze błędy przy szkoleniu BHP online – konsekwencje dla pracodawcy
Najczęściej spotykane uchybienia przy szkoleniu BHP realizowanym zdalnie dotyczą organizacji i weryfikacji, a nie samej technologii. Skutkiem może być zakwestionowanie, że szkolenie zostało przeprowadzone prawidłowo, oraz problem z potwierdzeniem odbycia szkolenia i jego zakresu.
- Brak prawidłowej kwalifikacji prowadzącego – jeśli szkolenie prowadzi osoba bez wymaganych uprawnień, pracodawca może nie wykazać spełnienia wymagań szkoleniowych.
- Niedostosowane lub nieczytelne materiały – zbyt ogólne treści albo brak dopasowania programu do specyfiki stanowiska utrudnia przyswojenie zasad i utrudnia wykazanie, że omówiono realne zagrożenia.
- Zbyt szybkie przechodzenie przez moduły bez weryfikacji zrozumienia – gdy kurs jest realizowany „przez klikanie” i nie ma właściwej kontroli wiedzy, rośnie ryzyko, że szkolenie nie spełni celu.
- Brak potwierdzenia ukończenia lub zdania weryfikacji przez uczestnika – sam fakt zalogowania się do platformy może nie wystarczyć; potrzebne są dowody ukończenia oraz weryfikacji wiedzy, jeżeli była przewidziana w ramach szkolenia.
- Zaniedbanie praktycznej strony szkolenia – w szczególności przy pracach, gdzie istotne są zagrożenia i sposób działania, ograniczenie się do teorii lub pominięcie omówienia zagrożeń stanowi częste źródło nieprawidłowości.
- Brak nadzoru nad przebiegiem samokształcenia – zbyt luźna organizacja i brak jasnych zasad uczestnictwa oraz reakcji na problemy mogą prowadzić do braków w dokumentowaniu przebiegu szkolenia.
- Problemy techniczne bez reakcji i bez dokumentowania przebiegu – słabe łącze lub sprzęt mogą przerwać naukę; brak kontaktu w razie problemów i brak rejestrowania postępów utrudniają późniejsze wykazanie realizacji szkolenia.
W ocenie ryzyka po stronie pracodawcy istotne są dwa elementy: instruktaż stanowiskowy oraz dokumentacja szkolenia. Instruktaż stanowiskowy co do zasady jest przeprowadzany na miejscu pracy i nie dopuszcza się zdalnej formy, z wyjątkiem pracy zdalnej na stanowiskach administracyjno-biurowych. Równolegle dokumentacja szkolenia BHP jest wymagana do potwierdzenia odbycia szkolenia, a za nieprzeprowadzenie lub brak dokumentacji mogą zostać nałożone kary finansowe i inne sankcje przez Państwową Inspekcję Pracy (PIP).
Najnowsze komentarze